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RPA - Robotic Process Automation

Rotinas sistêmicas para evitar trabalhos manuas e repetitivos

O que é RPA?

Você já ouviu falar de RPA (Robotic Process Automation)? É o nome dado às soluções de automação com o uso de softwares (robôs) que navegam na camada de visualização de sistemas.

Eles têm o objetivo de substituir tarefas repetitivas, operacionais e de baixa importância — assim eles deixam as pessoas livres para atuar em atividade que exigem o uso de julgamentos, da razão, de sentimentos e de fatores humanos que contribuem para a inovação de qualquer empresa.

Essa é uma ferramenta que atua na área de automação cognitiva de processos, que utiliza as mais recentes ferramentas de Inteligência artificial para trazer novas soluções para o mundo empresarial.

Assim, diversos processos da empresa são otimizados e a mão de obra humana em tarefas repetitivas é reduzida. Com isso, o capital intelectual dos seus colaboradores pode ser utilizado em atividades mais nobres e criativas.

Desse modo, sua empresa consegue atingir o auge da transformação digital. O RPA mudará a forma como sua empresa interage com a tecnologia.

Todos os seus sistemas que operam sem a mínima integração e que demandam toda uma equipe para tabular dados e preencher planilhas serão manipulados por robôs, que executarão cada tarefa com uma velocidade muito maior do que uma pessoa.

RPA vs automação de processos

O que distingue a automação de processos com RPA da automação de TI tradicional é o uso de softwares robôs, que têm a capacidade de adaptar-se a circunstâncias de mudança, exceções e novas situações. Uma vez que o software robô foi criado com o uso de uma ferramenta RPA, este terá a capacidade de capturar e interpretar os processos específicos dos softwares legados que seus funcionários já operam, ele pode manipular dados, desencadear respostas, iniciar novas ações e comunicar-se com outros sistemas de forma autônoma.

 

As grandes e pequenas empresas podem aproveitar os benefícios das automações com RPA, agilizando tarefas de back office e middle office em uma ampla gama de áreas — incluindo seguros, finanças, compras, gerenciamento de cadeia de suprimentos (SCM), contabilidade, gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gestão de recursos humanos (HRM).

 

Soluções de RPA são especialmente úteis para organizações que possuem muitos sistemas diferentes e complexos, que precisam interagir de forma fluida e que atualmente são integrados por meio de pessoas que copiam, interpretam, manipulam e colam dados de um sistema para outro.

 

Se o formulário eletrônico de um sistema de recursos humanos não tiver o número do CPF de um funcionário, por exemplo, o software de automação tradicional sinalizaria que um cadastro tem uma exceção. Assim, um empregado precisaria tratar disso e procurar o CPF correto, inserindo-o manualmente no formulário.

 

Uma vez que o formulário foi concluído, o funcionário pode enviá-lo para que a informação possa ser inserida no sistema de folha de pagamento da organização.

 

Com a tecnologia RPA, a solução tem a capacidade de apresentar as exceções não atendidas de forma clara, capacitar os times internos para corrigir ou ajustar os robôs rapidamente — criando, assim, um processo de evolução e melhoria contínua.

 

Com o RPA é possível rastrear e monitorar todas as tarefas automatizadas. Assim, ele também pode ajudar as empresas a serem mais compatíveis com auditorias e regulamentações.

Embora seja esperado que o software de automação substitua até 140 milhões de funcionários em tempo integral em todo o mundo até 2025, serão criados muitos trabalhos de alta qualidade para aqueles que são capazes de manter e melhorar o software RPA.

 

O RPA imita ações que um ser humano executa ao realizar uma tarefa em tela de computador e, em seguida, replica essas ações tantas vezes quanto for necessário e em uma taxa muito rápida.

 

A grande vantagem do RPA, principalmente sobre os software de automação, é que ele é capaz de aprender novas tarefas por conta própria sem que um programador tenha de escrever mais e mais linhas de script a cada nova função que sua empresa precisar:

  • O  RPA é melhor usado quando é implantado em toda a empresa e permite que vários departamentos se concentrem no trabalho de valor agregado, não apenas em um único computador executando um único processo;

  • ele não é invasivo: em vez de mexer com programação personalizada ou codificação de integração direta, o software RPA integra-se no front end para uma fácil configuração e fácil passagem de dados entre sistemas;

  • é rápido de implementar e escalável: os usuários podem automatizar tarefas em algumas horas com uma ferramenta de RPA;

  • ele roda bem com outros sistemas: ele se integra bem a sistemas legados de ERP, aplicativos em nuvem, Microsoft;

  • inclui recursos que promovam o “trabalho rápido”: uma ferramenta RPA deve, no mínimo, incluir recursos que você precisa para criar e executar tarefas de forma rápida e eficiente.

 

Qual o papel do RPA na digitalização de um negócio e na transformação digital?

O RPA é uma ferramenta crucial na transformação digital da sua empresa — uma vez que acelera a digitalização dos projetos, migrando o que é analógico e operado por pessoas em telas de sistemas por robôs.

Tudo isso é feito em um curto espaço de tempo, pois todo o legado de seu sistema será aproveitado, não necessitando de nenhum processo de adaptação. Uma das principais vantagens do RPA na digitalização da empresa é sua abordagem simples e pouco interventiva.

 

Substituindo uma tarefa manual humana por uma tarefa robotizada, você terá um melhor aproveitamento da infraestrutura atual e ganhará mais tempo nos seus projetos.

 

Como funciona o RPA?

O princípio do RPA é a utilização de robôs, que são códigos de computador com algoritmos capazes de aprender novas funções — por isso, eles não se limitam a repetir somente aquilo que foram programados para fazer.

Assim, eles são capazes de automatizar tarefas repetitivas e processos sistemáticos em ambientes digitais. Eles buscam imitar as interações que os usuários fariam ao lidar com seus sistemas de gestão, por exemplo. No entanto, eles podem ser aplicados em diversas áreas e funções.

 

O RPA nada mais é do que uma solução capaz de habilitar as empresas a criar um software robô especialmente para a automação de processos empresariais, monitorar essas operações e realizar a governança desses robôs. Essas soluções têm as seguintes características:

  • entrada de dados automática: em sistemas de automação tradicionais, é necessário que um funcionário insira os dados no sistema em algum momento. Somente a integração e os cálculos são automatizados. Por outro lado, no RPA, o próprio robô fica responsável por coletar os dados e trabalhá-los;

  • integração multissistema: com o RPA, qualquer plataforma (ERPs, CRMs, sistemas de gestão financeira, navegadores) pode ser automatizada. Afinal, o RPA não funciona influindo diretamente no código dessas aplicações, ele atua imitando os comandos que uma pessoa faria em um sistema digital. Então, ele é simplesmente a substituição de uma pessoa por um robô;

  • performance previsível e picos de demanda: outra característica muito interessante é que ele pode ficar cada vez mais rápido à medida que o volume de trabalho aumenta. Embora um robô trabalhe de 3 a 10x mais rápido que um humano, mais robôs podem ser provisionados rapidamente para multiplicar a performance e atender picos de demanda;

  • validação e qualidade de dados: enquanto está fazendo as suas funções, ele também é capaz de estruturar os dados transacionados e analisar a qualidade dos seus dados e, ao final, produzir um relatório capaz de oferecer um panorama do que está acontecendo na sua empresa.

 

As plataformas de software RPA são não-intrusivos e, portanto, não interferem em nenhum outro sistema de TI.

Os robôs de software podem acessar sistemas de computadores como um usuário final da mesma forma que um ser humano faz: usando a interface do usuário com um mecanismo de controle de acesso estabelecido — ou seja, nome de usuário e senha. Portanto, nenhuma programação de sistemas subjacente é necessária.

Por isso, os robôs de software são configurados usando etapas demonstrativas — em vez de serem programados usando instruções baseadas em código. Isso significa que os funcionários das operações comerciais sem experiência em programação podem ser treinados para automatizar processos operacionais e o back office usando ferramentas RPA.

 

Quais são os benefícios da aplicação do RPA?

Solução de rápida implementação, de baixo impacto de mudança e de altíssimo poder de transformação e geração de valor para os negócios. Veja outras vantagens bem interessantes:

  • os funcionários podem se concentrar no trabalho de maior exigência intelectual em vez de perder tempo com tarefas repetitivas. Os funcionários que passam menos tempo em tarefas maçantes geralmente relatam um maior envolvimento com o trabalho — o que certamente melhora a motivação e a produtividade.

  • o potencial de erro humano é eliminado. É fácil cometer erros na entrada de dados — como transposição, omissão ou adição de letras e números. No entanto, um robô não comete esses erros;

  • a produtividade aumenta à medida que o ciclo e os tempos de transação caem. O RPA reduz drasticamente o tempo necessário para completar uma grande variedade de processos de negócios, incluindo processamento de compras, atendimento ao cliente e qualquer outro processo que requer acesso a múltiplos sistemas existentes;

  • as análises de negócios são mais robustas e de fácil acesso. Toda transação concluída por um RPA é gravada em um registro detalhado. Esses dados podem ser manipulados para produzir uma análise profunda de praticamente qualquer processo concluído. Se sua indústria estiver sujeita aos regulamentos governamentais, esses dados também podem ser usados ​​para garantir a conformidade.

 

Como implementar RPA em sua empresa?

A implementação de um RPA, ao contrário de outras ferramentas de TI, é bem simples. Existem processos de pequenas e médias empresas, para as quais desburocratizar e cortar algumas fases é essencial para alcançar rápidos resultados.